企業(yè)外事管理系統(tǒng)
| 企業(yè)外事辦公系統(tǒng)是北京木聯(lián)能軟件股份有限公司開發(fā)的專業(yè)企業(yè)級外事管理軟件，是我們針對企業(yè)外事管理工作的特點，結(jié)合多家大型國企的外事管理工作經(jīng)驗，定制開發(fā)的一套專業(yè)的外事管理軟件。本系統(tǒng)集外事出訪、外事接待、外事人力資源管理于一體，將團組管理、人員管理、證照管理、出訪審批有機結(jié)合，并提供多種方式的統(tǒng)計報表與復(fù)合查詢功能，能夠大大縮短企業(yè)外事出訪審批的時間，提高外事工作效率，節(jié)約外事工作的人力、物力。 研發(fā)背景 隨著企業(yè)的發(fā)展，對外合作也越加頻繁，企業(yè)外事的工作量越來越大，企業(yè)的外事審批、證照辦理與管理、出國人員的動態(tài)管理等工作也越來月繁重。當(dāng)前，大多數(shù)企業(yè)的外事辦理工作都采用手工管理，造成工作重復(fù)煩瑣，尤其針對審批文件與證照實物的管理，需要大量的人力維護，查詢統(tǒng)計起來極其不便，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，通過*的計算機軟件來進行外事工作的辦理已經(jīng)成為必然。 2005年，中國水電工程顧問集團公司在建設(shè)其“綜合管理系統(tǒng)二期”時委托我公司為其開發(fā)其外事管理系統(tǒng)，同時在專業(yè)上進行指導(dǎo)，最終成功開發(fā)其外事管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了其整個集團的外事工作的網(wǎng)上辦理，從而大大提高了整個集團的外事工作效率。隨后，在中國電力企業(yè)聯(lián)合會組織的電力企業(yè)外事交流會上，本系統(tǒng)得到了大家的一致認(rèn)可，從而我公司進行外事系統(tǒng)的產(chǎn)品化開發(fā)奠定了很好的基礎(chǔ)。 2006年初，我公司成功推出了企業(yè)外事管理系統(tǒng)，主要面向大型企業(yè)集團的外事管理，該系統(tǒng)可方便的進行網(wǎng)上外事審批工作，證照管理及預(yù)警，出國人員動態(tài)管理以及企業(yè)的對外合作，同時，針對我國要求企業(yè)提供的工作報表，在系統(tǒng)中可直接生成并打印，大大的減輕了企業(yè)外事工作的煩瑣程度，提高了外事辦理的效率，使企業(yè)的外事部門可以把精力投入到真正的對外經(jīng)營與合作，從而開辟了企業(yè)外事管理工作的新篇章。 系統(tǒng)特點 1.靈活的流程處理方式：軟件構(gòu)建于靈活、穩(wěn)定的協(xié)同辦公工作流平臺之上，能根據(jù)用戶的不同需求迅速靈活的定制企業(yè)出訪審批流程。2.方便快捷的操作方式：用戶只需輕點鼠標(biāo)，便可根據(jù)填入的團組信息自動生成請示件、批件、審批件等一些列出國審批文件，支持一鍵打印。 3.標(biāo)準(zhǔn)的文件格式：軟件自動生成的請示件、任務(wù)批件、任務(wù)確認(rèn)件、任務(wù)通知書、任務(wù)審批件、出國人員名單表、護照申請卡等一系列文件均*符合要求的文檔格式。 4.快速準(zhǔn)確的查詢統(tǒng)計功能：軟件提供多種查詢條件的復(fù)合查詢功能，能快速準(zhǔn)確的查詢統(tǒng)計出用戶要求的數(shù)據(jù) 5.隨時隨地的辦公方式：軟件除本地辦公外，還支持遠(yuǎn)程辦公和移動辦公，能夠有效的利用工作時間。 6.友好的人機交互界面：軟件采用B/S結(jié)構(gòu)，界面簡潔明快，操作簡便，并可以根據(jù)用戶的不同需求定制軟件界面。 7.專業(yè)性、實用性：通過與多個大型企業(yè)的合作，我公司擁有多名外事管理專業(yè)顧問人員，兼有外事信息系統(tǒng)的實施經(jīng)驗，能充分的想用戶所想，保證系統(tǒng)在實施過程中的專業(yè)性與實用性。 8.良好的兼容性和擴展性：軟件采用了J2EE體系結(jié)構(gòu)，在設(shè)計上充分考慮了系統(tǒng)的兼容性和擴展性性的要求，能夠以最小的代價來限度地滿足以后技術(shù)和業(yè)務(wù)發(fā)展變化的需要，并能與各種新的軟硬件資源無縫集成充分利用。 系統(tǒng)功能 系統(tǒng)首先可以分為兩大部分：外事門戶與外事辦公，外事門戶主要用來發(fā)布外事工作中的各種信息動態(tài)、規(guī)章制度、政策新聞、辦事指南等，同時作為外事辦理工作的入口，實現(xiàn)了用戶的統(tǒng)一認(rèn)證登錄以及權(quán)限管理。(一)、外事門戶 外事門戶包含了通知公告、外事動態(tài)、外事服務(wù)、網(wǎng)上問答、相關(guān)鏈接等信息發(fā)布功能，同時也提供了進入辦公區(qū)的入口，提供了相關(guān)辦理人員的待辦事宜等信息，使用戶可以方便的了解到外事工作的當(dāng)前動態(tài)信息，快速了解各項辦事流程，同時也做為所有外事工作人員的交流園地，其界面如下圖所示： (二)、外事辦公 外事辦公部分用來實現(xiàn)外事管理是網(wǎng)上辦公，其中主要包括有信息管理、團組申報、外事審批、證照管理、查詢統(tǒng)計、人員動態(tài)以及數(shù)據(jù)字典等功能。辦公區(qū)的界面如下圖所示： (1)、信息管理 為用戶提供發(fā)布外事動態(tài)、外事服務(wù)信息的功能，同時提供外事會見管理和外事人才管理的功能。(2)、團組申報 各組團單位填報本單位出國團組信息和出國人員信息，并可以將出國申請?zhí)峤患瘓F公司審批。(3)、外事審批 集團公司總部國際合作部用戶審批辦理各子公司出國申請，系統(tǒng)自動生成批件、人員名單、審批件等出國申請相關(guān)文件。(4)、證照管理 外事或證照辦理人員管理本公司證照信息，同時提供證照預(yù)警功能，用戶能靈活定制預(yù)警時間，以短信的形式提示證照管理人員即將到期的證照。(5)、查詢統(tǒng)計 能將多種查詢條件進行組合，對團組信息、證照信息、人員動態(tài)信息等進行復(fù)合查詢。(6)、人員動態(tài) 實現(xiàn)出國人員的動態(tài)管理。各子公司修改本單位出國人員的實際出國時間和實際回國時間，便于集團公司對出國人員動態(tài)的實時管理。(7)、數(shù)據(jù)字典 供系統(tǒng)用戶維護常用單位、團組附件類型、證照附件類型等數(shù)據(jù)信息。應(yīng)用案例 此系統(tǒng)目前成功應(yīng)用于中國水電工程顧問集團公司，實現(xiàn)了整個的外事工作的網(wǎng)上辦理，尤其是通過本系統(tǒng)，其分布與全國各地的七個下屬設(shè)計院都可以通過本系統(tǒng)來辦理出國事項，免去了以往的頻繁出差，大大提高了辦理效率，節(jié)約了辦理費用，目前該系統(tǒng)已經(jīng)取得了良好的經(jīng)濟效益與管理效益。 |
